Política de Reembolso e Viagens Corporativas

Esta Política estabelece as diretrizes, critérios e procedimentos aplicáveis à solicitação, autorização, realização, comprovação e reembolso de despesas relacionadas às atividades profissionais e contratuais da Calper, bem como ao planejamento e à realização de viagens corporativas e à aquisição de passagens.

O objetivo é assegurar previsibilidade financeira, equidade de tratamento, controle de gastos, adequada utilização dos recursos corporativos e transparência na realização e no reembolso de despesas, em coerência com o Propósito, os Valores e o Código de Conduta da Calper.

Esta Política aplica-se:

• I – aos empregados da Calper e de suas empresas coligadas, independentemente de cargo, função ou nível hierárquico, no que se refere à realização, autorização, comprovação e reembolso de despesas relacionadas às atividades profissionais;
• II – aos prestadores de serviços, fornecedores e demais pessoas jurídicas contratadas pela Calper, exclusivamente no que se refere às despesas realizadas no âmbito da execução dos respectivos contratos e que sejam de responsabilidade da Calper ou estejam sujeitas a reembolso, observadas as condições contratuais aplicáveis.

As regras de integridade, prevenção a fraudes, proteção dos recursos corporativos, cumprimento da legislação aplicável e adequada comprovação das despesas aplicam-se a todas as pessoas abrangidas por esta Política.

A aplicação desta Política aos prestadores de serviços e fornecedores não altera a natureza jurídica da relação contratual mantida com a Calper e não caracteriza, por si só, subordinação jurídica, controle de jornada, pessoalidade ou qualquer outro elemento caracterizador de relação de emprego.

Em caso de conflito entre esta Política e disposição específica constante do contrato celebrado com o prestador de serviços ou fornecedor, prevalecerá o contrato quanto às condições comerciais e operacionais específicas da contratação, sem prejuízo da aplicação das regras de integridade, prevenção a fraudes e proteção dos recursos da Calper.

Toda despesa e toda viagem corporativa devem observar os seguintes princípios:

• Confiança e transparência: toda despesa deve ser real, necessária, razoável, relacionada à atividade profissional ou contratual e devidamente comprovada e registrada.
• Satisfação do Investidor: os recursos da empresa devem ser empregados com responsabilidade, buscando-se o melhor custo-benefício e a adequada utilização dos recursos corporativos.
• Sustentabilidade: as escolhas relacionadas a deslocamento, hospedagem e demais despesas devem considerar, sempre que possível, eficiência operacional e responsabilidade ambiental.
• Respeito às pessoas: o bem-estar e a segurança das pessoas em deslocamento a serviço da Calper devem ser considerados. A busca pelo menor preço não deve comprometer a integridade, a segurança ou a saúde do viajante.
• Integridade: é vedada qualquer forma de manipulação de notas fiscais, comprovantes, contratações, compras ou despesas que resulte em benefício pessoal indevido, direto ou indireto, ou em prejuízo à Calper.

Para fins desta Política, considera-se:

• Viagem corporativa: deslocamento realizado no interesse da Calper ou de suas empresas coligadas, incluindo, entre outros, visitas a obras, stands de vendas, fornecedores, parceiros, eventos, convenções, treinamentos e reuniões.
• Despesa reembolsável: gasto necessário, razoável, comprovado e diretamente relacionado à atividade profissional ou à execução do objeto contratual, realizado com recursos próprios da pessoa autorizada e sujeito a reembolso conforme esta Política e, quando aplicável, o contrato celebrado com o prestador de serviços.
• Adiantamento: valor concedido previamente para fazer frente a despesas estimadas relacionadas a viagem ou atividade profissional ou contratual, sujeito à posterior prestação de contas e eventual acerto de saldo.
• Diária: valor previamente definido ou aprovado para custear determinadas despesas relacionadas à viagem, conforme as condições aplicáveis ao empregado ou ao contrato celebrado com o prestador de serviços.
• Formulário de reembolso: documento padrão da Calper utilizado para a relação das despesas e a solicitação de reembolso, acompanhado dos respectivos comprovantes (Anexo I).
• Comprovante fiscal: nota fiscal, cupom fiscal ou recibo válido e idôneo, preferencialmente emitido em nome e CNPJ da Calper ou do condomínio respectivo.

São passíveis de reembolso as despesas:

• I – Necessárias e razoáveis;
• II – Realizadas exclusivamente no interesse da Calper, de suas empresas coligadas ou dos condomínios, quando aplicável;
• III – Relacionadas a uma finalidade profissional ou contratual claramente identificada;
• IV – Previamente autorizadas, quando exigido por esta Política ou pelo contrato aplicável; e
• V – Devidamente comprovadas.

Toda despesa deverá estar associada, sempre que aplicável, a uma finalidade profissional e ao respectivo centro de custo, empreendimento, contrato ou unidade responsável.

O reembolso não constitui remuneração, honorário, comissão ou pagamento pela prestação de serviços. Trata-se exclusivamente de restituição de despesas elegíveis, observados os requisitos desta Política e, quando aplicável, do contrato celebrado com o prestador de serviços.

5.1. Despesas tipicamente reembolsáveis

Observados os requisitos desta Política, poderão ser reembolsadas:

• Passagens aéreas e rodoviárias em viagens corporativas;
• Hospedagem em viagens corporativas;
• Alimentação compreendida de café da manhã e jantar para dias da semana e, aos finais de semana, café da manhã, almoço e jantar;
• Transporte terrestre, incluindo aplicativos de mobilidade, táxi, locação de veículos, pedágios, estacionamentos e combustível ou quilometragem, quando previamente autorizados;
• Inscrições em eventos, treinamentos, congressos e atividades similares previamente aprovados;
• Despesas operacionais necessárias à atividade profissional ou contratual, desde que previamente autorizadas quando exigido;
• Outras despesas diretamente relacionadas ao interesse da Calper, desde que previamente aprovadas e devidamente comprovadas.

5.2. Despesas não reembolsáveis

Não serão reembolsadas:

• Bebidas alcoólicas, cigarros e produtos similares;
• Itens de uso pessoal, incluindo cosméticos, vestuário e medicamentos sem relação direta com a viagem ou atividade profissional;
• Multas de trânsito, infrações e despesas decorrentes de negligência, imprudência ou imperícia;
• Despesas de acompanhantes ou familiares;
• Entretenimento de natureza pessoal;
• Frigobar e serviços de entretenimento do hotel;
• Lavanderia, salvo em viagens superiores a 7 (sete) dias ou quando previamente autorizada;
• Upgrades de classe, categoria de hotel ou veículo não previamente autorizados;
• Presentes, gratificações ou vantagens a terceiros em desacordo com esta Política e com o Código de Conduta (ver Seção 13);
• Despesas sem documentação comprobatória adequada;
• Quaisquer despesas fraudulentas, simuladas, adulteradas ou incompatíveis com a finalidade informada.

• Toda viagem deve ser previamente autorizada pelo gestor responsável, conforme as alçadas internas aplicáveis.
• A emissão de passagens e a reserva de hospedagem são centralizadas no Setor de Secretárias. Nenhum colaborador deve adquirir passagens por conta própria, salvo autorização expressa da Diretoria.
• A solicitação deve ser enviada por e-mail para secretarias@calper.com.br, com a autorização do gestor do colaborador formalizada (em cópia ou anexa ao e-mail), informando: objetivo da viagem, destino, datas, empreendimento/centro de custo e estimativa de custo.
• As solicitações devem ser enviadas, sempre que possível, com antecedência mínima de 14 dias, a fim de possibilitar a obtenção de melhores condições comerciais.
• Reservas de última hora ou situações urgentes deverão ser justificadas e submetidas à aprovação da autoridade competente.

• Classe econômica constitui a regra geral para viagens nacionais;
• A escolha da passagem deverá considerar a melhor relação entre custo, horário, conexões, duração do deslocamento e bem-estar do viajante;
• Remarcações, cancelamentos, no-show e demais custos decorrentes de motivo exclusivamente pessoal serão de responsabilidade do viajante, salvo justificativa previamente aprovada ou situação excepcional devidamente comprovada;
• Despesas com bagagem despachada serão reembolsáveis quando necessárias à viagem.

• Aplicativos de mobilidade e táxis deverão ser utilizados, preferencialmente, em categoria padrão ou econômica;
• A locação de veículos será admitida quando for mais econômica, eficiente ou adequada à finalidade da viagem, observada a categoria compatível com a necessidade da atividade e as autorizações aplicáveis;
• Pedágios e estacionamentos poderão ser reembolsados mediante comprovação;
• Veículo próprio (quilometragem): reembolsável quando autorizado previamente, a um valor por quilômetro definido na planilha de reembolso para utilização de quilometragem, mediante registro de origem, destino e distância. O ressarcimento por quilometragem tem natureza estritamente indenizatória.

A hospedagem deverá ser realizada em estabelecimentos de categoria intermediária, com localização, segurança e estrutura adequadas à finalidade da viagem. Os limites de hospedagem poderão variar de acordo com a região, o período e as condições do mercado.

Os valores deverão ser previamente validados conforme as alçadas internas aplicáveis.

A hospedagem deverá ser contratada somente pelo canal corporativo definido pela Calper, evitando desembolso pessoal do viajante.

As despesas de alimentação durante o deslocamento serão reembolsadas dentro dos limites diários, em acordo com o valor vigente disponibilizado como vale refeição.

Em casos de viagens internacionais, a Calper poderá optar pelo modelo de diária fixa (valor único por dia, sem necessidade de comprovação individual de cada refeição) em substituição ao reembolso por nota fiscal, conforme conveniência operacional.

Toda viagem e despesa deverá ser solicitada ao setor de secretarias e aprovada pela Diretoria.

• Toda despesa deverá ser acompanhada de documentação comprobatória adequada, idônea e compatível com a natureza do gasto.
• A documentação fiscal deverá ser emitida em nome e CNPJ da Calper ou do condomínio respectivo, quando aplicável.
• A pessoa responsável pela despesa deverá preencher o formulário de reembolso aplicável e anexar os respectivos comprovantes ao workflow de pagamento no sistema RM ou em outro sistema definido pela Calper.
• As aprovações deverão observar o fluxo corporativo aplicável.
• A área responsável pela análise financeira ou de Governança poderá verificar a aderência da despesa a esta Política, ao contrato aplicável e às demais normas internas.
• O reembolso será processado conforme o padrão de pagamento da Calper, atualmente estabelecido em até 15 (quinze) dias, observados os procedimentos internos e a documentação necessária.
• Havendo adiantamento, o saldo é acertado na prestação de contas: devolução do saldo não utilizado ou complemento do valor excedente comprovado.

Esta Política reforça as regras do Código de Conduta da Calper:

• É terminantemente vedado qualquer pagamento ilegal a funcionário público ou equiparado, direta ou indiretamente. Despesas com agentes públicos não são reembolsáveis e não devem ocorrer;
• É proibido oferecer ou receber vantagens econômicas de qualquer natureza no exercício das atividades;
• Quanto a brindes/presentes, são aceitos apenas os de valor máximo de R$ 150,00. Acima desse valor, devem ser devolvidos ou, se inviável, encaminhados ao RH para sorteio;
• Despesas que configurem conflito de interesses devem ser comunicadas formalmente, por escrito, ao responsável pela área, que informará imediatamente a Presidência da Calper.

Quando houver cartão corporativo, ele destina-se exclusivamente a despesas profissionais previstas nesta Política. O portador é responsável pela guarda e pelo uso adequado, devendo apresentar a fatura conciliada com os respectivos comprovantes fiscais nos mesmos prazos do RDV. É vedado o uso do cartão corporativo para despesas pessoais ou não previstas nesta Política.

Em coerência com o compromisso da Calper com a sustentabilidade, recomenda-se: avaliar a real necessidade do deslocamento (uso de reuniões remotas quando viável); consolidar deslocamentos; preferir fornecedores e meios mais eficientes; e adotar consumo consciente de recursos durante as viagens.

O descumprimento desta Política poderá resultar em medidas disciplinares proporcionais à gravidade da infração, incluindo a glosa de despesas, advertência, suspensão e, em casos graves, especialmente fraude ou manipulação de comprovantes, rescisão por justa causa, sem prejuízo da responsabilização civil e/ou criminal cabível, nos termos da legislação vigente e dos procedimentos internos.

Em caso de dúvida ou situação não prevista nesta Política, a pessoa interessada deverá buscar orientação junto ao responsável interno competente, à área responsável pela despesa, ao Financeiro, à Governança ou, quando aplicável, à Presidência.

Exceções a esta Política dependerão de aprovação formal da autoridade competente, conforme as alçadas internas.

Irregularidades, fraudes ou desvios de conduta relacionados a despesas e viagens poderão ser relatados ao Canal de Ouvidoria da Calper, inclusive de forma anônima, quando disponível, sendo vedada qualquer forma de retaliação em razão de relato realizado de boa-fé.

Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação e deve ser revisada periodicamente — recomenda-se a cada 12 meses — ou sempre que houver mudança relevante na legislação ou nas práticas da Calper.

Ricardo Ranauro
Diretor Presidente — Calper

Formulário padrão da Calper para prestação de contas e solicitação de reembolso. Anexar todos os comprovantes ao workflow de pagamento no sistema RM. As assinaturas do solicitante e da gestão da área ocorrem via TAE.

Informações de preenchimento

• Preencher corretamente as datas com os motivos e valores. O reembolso ocorrerá conforme padrão de pagamento (15 dias).
• Todos os comprovantes devem ser anexados ao workflow de pagamento no RM, junto ao formulário.
• As assinaturas de funcionário e gestor deverão ocorrer via TAE.